14 практик и 5 книг — что такое тайминг и как грамотно управлять своим временем

Тайминг Психологические понятия

Умение управлять временем и грамотно распределять ресурсы – это искусство. Понятие тайминга используется в разных сферах жизни человека (тайм-менеджмент, компьютерная техника, торговля, маркетинг). А вы знали, что тайминг включает в себя не только управление рабочими задачами, но и планирование отдыха?

Что такое тайминг

Таймингом называется распределение времени, умение его чувствовать и использовать себе во благо. Произошло слово от английского «time», что значит время.

Люди, которые владеют таймингом, умеют жить немного в будущем, выстраивать правильные планы и стратегии, но главное – они четко понимают, что в жизни для всего есть свое время.

В тайм-менеджменте

О тайминге в тайм-менеджменте говорят потому, что большинство людей (около 85%), проявляют нетерпение и условную лень. Человек хочет получить блага как можно быстрее с минимальными энергетическими затратами.

Отлично справляются с таймингом и добиваются своих целей примерно 14% людей, среди которых такие великие личности как Стив Джобс, Уолт Дисней, Марк Цукерберг и др.

Примерно 1% людей везет, и они получают все блага, буквально лежа в собственной постели. Но парадокс жизни в том, что вышеупомянутые 85% живут, в тайне рассчитывая на тот самый счастливый случай, а он не происходит годами. Следовательно, тайминг в тайм-менеджменте – это одна из ступеней, которую нужно пройти на пути к собственной успешности.

Тайминг в тайм-менеджменте – это планирование времени, указание дат, часов, сроков выполнения.

В других сферах

Слово тайминг используется и в других сферах:

  • Тайминг в биржевой лексике – это наиболее удачный момент для покупки ценных бумаг.
  • Тайминг в видеоиграх – это время, в которое происходит то или иное действие.
  • Тайминг в боксе – это наиболее удобное время для нанесения серьезной атаки.
  • Тайминг в компьютерной технике – задержка сигнала при работе динамической оперативной памяти.

Тайминг на работе

Существуют ключевые правила, которые помогают сделать тайминг рабочего времени более эффективным. Некоторые руководители и топ-менеджеры активно внедряют их, другие предлагают лишь для поверхностного ознакомления, что не совсем верно.

Принцип эффективного тайминга.Описание.Пример из жизни.
Наглядность информации.Если мысли зафиксированы или представлены в наглядном формате, то работать легче.Начальник демонстрирует слайды на большом экране, сотрудники конспектируют увиденное.
Измеримость, конкретные результаты.Эффективное управление строится только на объективности и фактах.Сотрудник не доверяют предположениям, общим статистикам и слухам, пользуется исключительно достоверными, доступными данными.
Систематизированность всех процессов.Использование графиков, схем, таблиц, других методов упрощения восприятия информации.Начальник доносит до подчиненных, что только при систематизировании рабочего процесса можно будет достичь успеха.
Заблаговременное планирование, оперативная реакция на изменения.План на день, месяц или квартал должен быть максимально простым, но в то же время, гибким. Если появились изменения, то они вносятся в план незамедлительно.Начальник в начале отчетного периода предоставляет план работы для всего коллектива или для каждого сотрудника в отдельности. Если по мере работы сотрудник подходит к начальнику и договаривается об изменениях в плане, об этом сразу же уведомляются все причастные.
Четкая постановка целей.Формулировки должны быть простыми, не противоречащими друг другу, каждый сотрудник должен четко знать, что от него требуется.Начальнику не стоит давать задачу типа «приведите все бумаги в порядок». Лучше подойдет «сверить расчеты, проверить подписи, отследить сопроводительные справки и письма».
Расстановка приоритетов, концентрация на более важных задачах.Умение определить, что имеет первостепенное значение, а что может и подождать.Начальник сообщает подчиненному, что его первостепенная задача – это встретить проверяющих и предоставить им необходимые отчеты. Второстепенная – пообщаться с новым сотрудником и решить, прошел ли он испытательный срок достойно.
Инвестирование в дальнейшее развитие компании.Умение правильно распоряжаться материальными ресурсами, инвестирование в то, что может пригодиться в дальнейшем.Руководитель компании принимает решение вместо ремонта в офисе нанять топ-менеджера, который поможет компании выйти на новый уровень. Ремонт откладывается.
Все действия персонала должны быть своевременными.Планирование не поможет, если у сотрудников нет четких временных рамок.Управляющий отдает сотруднику распоряжение, что расчеты должны быть готовы к обеду, а после обеда он может заняться поиском новых клиентов.
Контролирование происходящего.Задачи можно и нужно делегировать другим сотрудникам, но тщательно следить за их исполнением.Менеджер дал задание своему подчиненному, в конце рабочей смены проверил исполнение, запросил обратную связь.
Работа с удовольствием.Если человек много времени проводит на работе, то это еще не гарантирует результат.Руководитель выстраивает рабочий процесс таким образом, чтобы необходимые задачи решались максимально быстро и продуктивно, а сотрудникам не приходилось засиживаться в офисе допоздна. 

А как дела с таймингом обстоят на работе у вас? Все ли успевают делать сотрудники? Поделитесь своими впечатлениями в комментариях от организации рабочего процесса в ваших рабочих компаниях.

Все больше людей переходят на удаленную работу или режим фриланса. С удаленной работой легче, ведь работодатель сам контролирует работу сотрудника и договаривается с ним, в какие часы он должен быть готов решать рабочие задачи. Сотруднику остается только планировать свое свободное время, общение с семьей, распределение бытовых дел.

Фрилансерам заниматься таймингом сложнее по ряду причин:

человека постоянно норовят отвлечь и не воспринимают как занятого (родственники хотят пообщаться, друзья пишут сообщения);
не всегда получается жить по графику, так как нет начальника, который бы контролировал;
откладывание задач на вечер, ощущение внутреннего напряжения на протяжении всего дня;
составлять списки, графики, задачи, вносить данные планирования в программы – скучно и нудно.

Тайминг для фрилансера важен, то составлять его также нужно умело:

  1. Планировать. Тайминг помогает расставить приоритеты и задает вектор движения.
  2. Иметь несколько вариантов тайминга на выбор, что-то типа плана А и плана Б.
  3. Научиться расставлять приоритеты, отделять задачи важные и срочные от второстепенных.
  4. Создавать дома рабочий уголок, удобный и эргономичный, так как домашняя обстановка отвлекает.

Однако, если человек занимается фрилансом не на руководящей должности, то у него нет смысла в четком тайминге. Рабочие и домашние дела могут сливаться. Например, человек может готовить еду и одновременно слушать рекомендации от заказчиков или вести переговоры с клиентом.

В этом случае подойдут временные блоки, например – утром в течение 4 часов делается работа, днем – 2 часа на домашние дела, вечером – вносятся корректировки и выслушивается обратная связь от руководителя в течение 2 часов.

14 лучших практик, направленных на управление временем

Тайминг рабочего дня не составляется за 5 минут. Умению управлять временем нужно учиться, помогут в этом практики, упражнения и небольшие лайфхаки.

План на следующий день или сразу на неделю

Когда человек только осваивает планирование и тайминг, ему придется писать рабочие задачи ежедневно. Можно делать это с вечера или перед началом рабочего дня.

Когда навык появится и разовьется, то отпадет и необходимость ежедневных записей, можно будет писать план сразу на неделю.

При составлении тайминга важно не зацикливаться и не расписывать по минутам будущую деятельность. Это дезорганизует и вгоняет человека в состояние стресса. Важно прописывать сначала важные, неотложные задачи. Особенное внимание нужно уделить тем, которые привязаны к определенному времени и дате.

Остальные же задачи можно распределять более свободно по таймингу. Например, оставлять по 1-2 второстепенные задачи в день в произвольном порядке. Если остается время и силы, то можно выполнить еще 1-2 мелких.

Не нужно перегружать график и забивать его задачами до отказа. Человек вряд ли сможет выполнить все, а даже если сможет, то его ресурсов не хватит надолго.

В тайминг должны входить не только рабочие задачи, но и время на отдых, личные занятия, домашние дела.

Ограничение задач по времени и срокам

Если дело «болтается в воздухе», то мозг не оценивает его как важное и требующее выполнения. Для того, чтобы повысить значимость дела, стоит ставить дедлайн. Например, текст для нового поста должен быть готов 5 мая к обеду.

Установление дедлайнов одновременно дисциплинирует и разгружает человека. Он выполняет работу к определенному времени и больше не думает о ней, нет ощущения бесконечного потока дел, которые наваливаются на него.

Выделение на задачу определенного времени, тоже позволяет мобилизовать силы и не растягивать ее. Например, на написание нового поста выделяю 30 минут.

Блоки времени и хронометраж

Иногда проще разделить всю свою деятельность на тематические блоки (работа, бытовые обязанности, семья, хобби и т.д.), отвести на эту деятельность определенное время.

Например, человек садится работать на 4 часа, при этом, никуда не отвлекается. Потом у него есть 2 часа на бытовые обязанности. Он может оплатить счета, сбегать на почту, убраться дома, купить продукты. Во время, отведенное для семьи, он забирает ребенка из детского сада, играет с ним, проводит время с второй половинкой. Эти блоки не наслаиваются друг на друга. Если что-то человек не успел сделать сегодня, то часть можно перенести на следующий день в соответствующий блок.

Если человек не хочет ставить временные блоки на день, то можно поступить следующим образом – договориться с самим собой определенное время работать, а потом определенное время заниматься другими делами. Например, человек работает 2 часа, а затем 20 минут отдыхает.

Трудные задачи на утро

Неприятную и сложную работу лучше делать с самого утра, так человек будет чувствовать себя лучше и свободнее. Конечно, для этого нужно иметь развитую силу воли и дисциплину. Как сделать это, можно прочесть в нашей статье про силу воли.

Кроме того, утром у человека больше энергии. Как ни крути, к вечеру она начинает ослабевать, следовательно, и работу выполнять будет тяжелее, особенно – монотонную и не слишком приятную. Например, утром человек напишет доклад за 2 часа, а вечером потратит на это 4, еще и будет весь день переживать.

Правило 2-х минут

Есть дела, которые можно сделать буквально за пару минут, а вот если их копить, то он могут создавать много головной боли и лишней суеты.

Если что-то можно сделать сразу, то так и стоит поступить. Например, вымыть посуду за собой после еды, поздравить друга с днем рождения, ответить на электронное письмо, отправить банковский перевод за аренду жилья.

Со временем это правило войдет в привычку. Человек сам поймет, насколько мелкие дела загружают голову и нарушают тайминг, и что от них гораздо проще избавляться сразу.

Несколько важных задач на день

Все рабочие дни на неделе стоит делать примерно равносильными между собой. То есть, не стоит ставить на понедельник только второстепенные, легкие задачи, а на среду – исключительно сложные.

Составлять тайминг стоит гармонично. Чтобы не ощущать усталости и не работать в режиме цейтнота, на день достаточно будет 2-3 важных заданий.

Выполнять задачи из «завтра»

Некоторые люди практикуют свободные рабочие дни недели. Это не означает, что они бездельничают. Просто они выполняют рабочие задачи в спокойном, удобном для них режиме, без спешки, стресса и волнений. Без плана.

Задачи стоит брать из условного «завтра». Например, в свободную среду можно выполнить задачу на четверг и пару дел, запланированных на пятницу. Человек и в среду не особо устанет, и в четверг с пятницей будет выполнять меньше дел, чувствовать себя более комфортно.

Такой прием помогает избежать перегруженности и занятости без перерыва. Вдохновляет, мотивирует и психологически разгружает.

Пробовали ли вы такой прием?
Да
50%
Нет
25%
Собираюсь попробовать
25%
Расскажу в комментариях
0%
Проголосовало: 4

Не расписывать день по минутам

Многие специалисты по тайм-менеджменту советуют распределять день буквально по минутам, но современные исследования показывают, что это не работает. Какие-то задачи сместятся, а часть вообще не будет выполнена. В результате — стресс и чувство вины за свою неорганизованность.

Поминутное расписание не работает и потому, что жизнь постоянно вносит свои коррективы. Планируя по минутам, вы обрекаете себя никогда не укладываться в план.

Определение продуктивного времени

С детства все знают, что есть жаворонки и совы. Одни продуктивны утром, но совершенно не соображают вечером, другие раскачиваются и разрабатываются ближе к вечеру.

Тренеры про личной продуктивности и тайм-менеджменту зачастую советуют вставать как можно раньше, делать дела на свежую голову. Жаворонков действительно больше, но есть и те, кому комфортнее работается вечером.

Важно уметь прислушиваться к сигналам своего организма и определять свое личное продуктивное время, а не слепо опираться на советы тренеров.

«Поработаю только 10 минут»

Зачастую самое сложное в работе – это сесть за работу. Но стоит только сесть, как оказывается, что все не так страшно, и дела вполне себе бодро выполняются.

В те дни, когда за работу категорически садиться не хочется, стоит применить силу воли и договориться с собой поработать только 10 минут. Обычно этого времени хватает, чтобы раскачаться и начать действовать.

Но если за 10-15 минут ничего не получилось, то стоит обратить повышенное внимание на свое состояние. Может, человеку нездоровится. Или же, стоит часок поспать, отложив не слишком важные дела на потом или делегировать.

Практика Поработаю только 10 минут

Время на отдых

Отдых – это, в первую очередь, забота о себе и своем психологическом состоянии. Если человек эффективно и продуктивно работал, то и отдохнуть нужно хорошо.

Даже если человек бесконечно любит свое дело, от необходимости отдыхать это его не освобождает. Отсутствие отдыха чревато выгоранием, если не депрессией. Для трудоголиков важно осознать, что отдых — это необходимость.

Смена деятельности не всегда является отдыхом. Отдых не всегда должен быть полезным (вебинары, подкаты, тренинги, экскурсии). Порой человеку нужно отдохнуть пассивно. Например, полежать перед телевизором, пообщаться с друзьями, утроить себе прогулку по любимым местам города.

В выходной нужно отказаться от строгого тайминга и просто провести время с удовольствием. Замедлиться поможет практика «Остановись, мгновение».

А как часто вы отдыхаете? Что обычно делаете в выходные? Расскажите об этом в комментариях.

Дополнительная информация по теме:

Концентрация на процессе

Свое время нужно ценить и использовать максимально продуктивно. То, как человек распределяет время, касается только его, окружающие не будут его постоянно подстегивать и направлять.

Например, если у человека выдалось свободное время, скажем, он делегировал кому-то одну из задач, то освободившееся окно стоит использовать максимально продуктивно, а не играть в занятого (одним глазом смотреть в телефон, другим – в рабочие документы).

Часто такая ситуация бывает у мам в декрете. Если приходят посидеть с ребенком, а у вас много работы, то нужно распланировать это время буквально по минутам и не отвлекаться.

Запас времени

В жизни случаются непредвиденные обстоятельства, поэтому важно всегда иметь запас времени, не распределять свой день четко по минутам.

Если в течение дня сделать это не получается, то стоит вечером выделять 30-40 минут «на доделывание» в спокойной обстановке, без спешки и нервов. Например, человек может разослать оставшиеся письма, еще раз проверить написанный отчет и сделать все то, что по вине обстоятельств днем у него не получилось. Кроме того, днем человек будет чувствовать себя более уверенно, зная, что у него всегда есть запас времени.

Практика Запас времени

Матрица Эйзенхауэра и приоритеты

Матрица Эйзенхауэра – популярный инструмент, которые используется в тайм-менеджменте. Создатель методики — президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр.

Суть матрицы в том, чтобы научиться отличать важное от неважного, первостепенное от того, что может подождать. А еще человек должен научиться не тратить время попусту, не расходовать его на дела, которые не дают никаких существенных результатов.

Согласно методике, человек должен нарисовать большой квадрат и внутри разделить его на 4 маленьких. Квадраты имеют названия:

  • важные и срочные задачи;
  • дела важные, но не слишком срочные;
  • срочные, но не столь важные;
  • не срочные и не важные занятия.

Планируемые дела записываются в квадратики по степени важности и срочности. Выполняются в строгой очередности, сначала важные срочные.

Далее срочные, но не столь важные. Эти задачи попытайтесь оптимизировать, возможно делегировать кому-то, встроить в свое расписание. Их бывает не так много. Если в вашем тайминге есть резерв времени, они комфортно впишутся.

Особый квадрат — важные и не срочные дела — это ваши стратегически важные задачи. Если не начать их целенаправленно включать в тайминг, вы их никогда не сделаете.

На несрочные и не важные дела стоит посмотреть внимательно и отказаться от них. Если быть честным, в современном ритме вы до них никогда не доберетесь, а они тянут энергию.

Матрица Эйзенхауэра

Приложения для управления временем

Приложения, которые помогают людям управлять временными ресурсами:

  1. Any.do. Помогает добавлять к задаче описания, запоминания, теги. Приложение дополнительно мотивирует пользователя, помогает не забыть о делах.
  2. Todoist. Разбивает все задачи на проекты, подпроекты и мелкие дела. С его помощью можно прикреплять файлы, вести совместные проекты с друзьями или коллегами. Дополнительная мотивация – это трекер продуктивности.
  3. Планировщик задач «Мои дела». Можно создавать задачи по дням и общие списки дел на промежуток времени. Встроенный календарь поможет планировать дела на месяцы и годы вперед.
  4. Microsoft To-Do. Это планировщик задач с цветовыми схемами, которые позволяют расходовать время более эффективно.
  5. Google Календарь. Есть возможность записывать в календарь свои цели и задачи, данные будут синхронизироваться и с другими приложениями. Есть функция автоматического выбора подходящего времени. Человек задает цель, программа ищет свободные временные ресурсы.
  6. GTasks. Приложение для любителей минимализма. Просто возможность назначать задачи, время, делиться ими с коллегами.
  7. Evernote. Удобное приложение для большого количества заметок, которое позволяет создавать и вести личную базу данных.

ТОП-5 книг

Интересные и полезные книги о тайминге:

  1. «Как привести дела в порядок» Дэвид Аллен. Основная задача книги – навести порядок в голове человека, а только потом – в делах.
  2. «Прокрастинация. Первая помощь», Таня ван Эссен, Хенри Шувенбург. Если человек привык все откладывать на последний момент, а потом переживать и делать дела в спешке, то эта книга для него.
  3. «Метод Помидора. Управление временем, вдохновением и концентрацией», Франческо Чирилло. В книге автор, рассказывает, как бороться с прокрастинацией, все успевать, избегать стрессов и переутомления.
  4. «Визуализируйте работу. Как выявить расхитителей времени и оптимизировать процессы», Доминика Деграндис. Автор книги считает, то существенно привести свои дела в порядок можно при помощи метода визуализации. А еще она знает, что является главным расхитителем человеческого времени.
  5. «Самодисциплина. Развитие личности», Майкл Уилсон. Многие люди жалеют об упущенном времени, автор же предлагает забыть про жалость и начать действовать. Он подскажет, как найти баланс между личным и рабочим, составит вместе с читателем список привычек, которые помогут измениться к лучшему.
Книги о тайминге

Время – это самый важный ресурс, который есть у человека. Чтобы не жалеть об упущенном времени, учиться управлять им нужно уже сегодня.

Благодарим за прочтение статьи. А вам удается эффективно управлять временем? Владеете искусством тайминга? Поделитесь своим опытом в комментариях.

Сохраняйте себе статью о тайминге и делайте репосты, чтобы не потерять методики и лайфхаки, ведь наука управления временем требует основательного подхода.

Оцените статью
Психология Налегке
Добавить комментарий

Skip to content Adblock
detector